Personvernerklæring

1. Innledning og virksomhetsinformasjon

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Nordlys Læringsakademi AS behandler personopplysninger i forbindelse med vår virksomhet som skole. Vi er opptatt av å ivareta personvernet til elever, foresatte, ansatte, samarbeidspartnere og andre som er i kontakt med oss.

Behandlingsansvarlig: Nordlys Læringsakademi AS
Adresse: Storgata 12, 0155 Oslo, Norge
E-post: [email protected]
Telefon: +47 23 45 78 91

Denne erklæringen gjelder for personopplysninger vi samler inn og behandler gjennom vår skolevirksomhet, inkludert opptak, undervisning, elevoppfølging, kommunikasjon med foresatte, administrasjon og drift av våre tjenester.

2. Innsamling og behandling av personopplysninger

Vi kan behandle følgende kategorier av personopplysninger, avhengig av din relasjon til oss:

• Identifikasjonsopplysninger: navn, fødselsdato, elevnummer, kontaktinformasjon og eventuelt personnummer der dette er nødvendig.
• Kontaktopplysninger: adresse, telefonnummer, e-postadresse og kontaktinformasjon til foresatte eller verge.
• Skole- og utdanningsopplysninger: søknadsinformasjon, klasse-/trinnplassering, fravær, vurderinger, karakterer, læringsoppfølging og spesialpedagogiske tiltak der det er relevant.
• Kommunikasjonsopplysninger: innhold i henvendelser, meldinger, møter og annen dialog med elever, foresatte og andre relevante parter.
• Betalings- og faktureringsopplysninger: opplysninger knyttet til betaling av skolepenger, gebyrer eller andre tjenester.
• Tekniske opplysninger: IP-adresse, enhetsinformasjon, loggdata og bruk av digitale læringsplattformer og nettsider.
• Særlige kategorier av personopplysninger: i begrenset grad kan vi behandle helseopplysninger eller andre sensitive opplysninger når dette er nødvendig for å oppfylle lovpålagte plikter, ivareta elevens behov eller gjennomføre tilrettelegging.

Opplysningene kan samles inn direkte fra deg, fra foresatte eller verge, fra offentlige myndigheter, fra skolerelaterte systemer eller fra andre kilder der dette er lovlig og nødvendig.

3. Formål med behandlingen

Vi behandler personopplysninger for følgende formål:

• å administrere elevopptak, skoleplass og skoleløp
• å gjennomføre undervisning, vurdering og oppfølging av elever
• å kommunisere med elever, foresatte, ansatte og samarbeidspartnere
• å oppfylle lovpålagte krav innen skole, arkiv, regnskap, rapportering og internkontroll
• å tilrettelegge for elevenes behov, inkludert særskilt tilrettelegging og oppfølging
• å håndtere fravær, disiplinære forhold og sikkerhet ved skolen
• å administrere betalinger, fakturering og økonomi
• å forbedre våre tjenester, digitale løsninger og interne rutiner
• å ivareta rettslige krav, dokumentasjon og tvisteløsning

4. Rettslig grunnlag for behandlingen

Vi behandler personopplysninger bare når vi har et gyldig rettslig grunnlag. Avhengig av situasjonen kan behandlingen baseres på ett eller flere av følgende grunnlag:

• Avtale: når behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale med deg eller for å gjennomføre tiltak før avtaleinngåelse.
• Rettslig forpliktelse: når vi er pålagt å behandle opplysninger etter gjeldende lovgivning.
• Berettiget interesse: når behandlingen er nødvendig for å ivareta våre legitime interesser, og disse ikke veier tyngre enn dine personverninteresser.
• Samtykke: i tilfeller der vi ber om ditt samtykke, for eksempel til enkelte typer kommunikasjon eller behandling som ikke har annet rettslig grunnlag.
• Viktige samfunnsinteresser og vitale interesser: der dette er nødvendig for å beskytte liv, helse eller andre vesentlige interesser.
• Særlige kategorier av personopplysninger: behandles kun når det foreligger et særskilt rettslig grunnlag og nødvendighet etter gjeldende regelverk.

5. Deling av personopplysninger og tredjeparter

Vi deler kun personopplysninger når det er nødvendig og lovlig. Dette kan omfatte:

• offentlige myndigheter, når vi er rettslig forpliktet til å utlevere opplysninger
• leverandører av skoleadministrative systemer, læringsplattformer, e-posttjenester, lagring og IT-drift
• regnskapsførere, revisorer og betalingsleverandører
• samarbeidspartnere som bistår med undervisning, spesialpedagogikk, transport eller andre skolefaglige tjenester
• helse- og støtteinstanser der dette er nødvendig og lovlig

Alle eksterne leverandører og samarbeidspartnere som behandler personopplysninger på våre vegne, er underlagt databehandleravtaler eller tilsvarende forpliktelser som sikrer konfidensialitet, sikkerhet og lovlig behandling.

6. Overføring til tredjeland

Dersom personopplysninger overføres til land utenfor EØS, skjer dette bare når det foreligger et gyldig overføringsgrunnlag i henhold til gjeldende personvernregler. Dette kan for eksempel være standard kontraktsklausuler, tilstrekkelighetsvedtak eller andre lovlige overføringsmekanismer.

Vi vurderer alltid risikoen ved slike overføringer og iverksetter nødvendige tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte opplysningene.

7. Lagringstid

Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, eller så lenge vi er pålagt å oppbevare dem etter lov. Når opplysningene ikke lenger er nødvendige, slettes eller anonymiseres de på en sikker måte.

• Elev- og undervisningsopplysninger: lagres i den perioden eleven er tilknyttet skolen og deretter i samsvar med gjeldende arkiv- og dokumentasjonskrav.
• Regnskaps- og betalingsopplysninger: lagres i henhold til bokførings- og skatteregler.
• Kommunikasjonsdata: lagres så lenge det er nødvendig for oppfølging og dokumentasjon.
• Samtykkebaserte opplysninger: lagres til samtykket trekkes tilbake eller formålet opphører, med mindre annet rettslig grunnlag foreligger.

8. Dine rettigheter

Du har rettigheter knyttet til våre behandlinger av personopplysninger. Disse rettighetene kan være underlagt unntak etter lovgivningen.

• Innsyn: du kan be om å få vite hvilke personopplysninger vi behandler om deg.
• Retting: du kan be om at uriktige eller ufullstendige opplysninger korrigeres.
• Sletting: du kan be om sletting av opplysninger når vilkårene for dette er oppfylt.
• Begrensning: du kan be om at behandlingen begrenses i visse situasjoner.
• Dataportabilitet: du kan be om å få utlevert opplysninger du selv har gitt oss, i et strukturert og maskinlesbart format, når vilkårene er oppfylt.
• Innsigelse: du kan protestere mot behandling som er basert på berettiget interesse eller brukes til direkte markedsføring, der dette er relevant.

For å utøve dine rettigheter kan du kontakte oss ved hjelp av kontaktinformasjonen nedenfor. Vi vil svare innen rimelig tid og i samsvar med gjeldende lovkrav.

9. Tilbaketrekking av samtykke

Dersom vi behandler personopplysninger basert på ditt samtykke, kan du når som helst trekke samtykket tilbake. Tilbaketrekking påvirker ikke lovligheten av behandling som allerede er utført før samtykket ble trukket tilbake.

Dersom du trekker tilbake samtykket, kan det føre til at enkelte tjenester eller funksjoner ikke lenger kan leveres, dersom samtykket var nødvendig for dette.

10. Rett til å klage

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke er i samsvar med gjeldende regelverk, oppfordrer vi deg til å kontakte oss først slik at vi kan forsøke å løse saken. Du har også rett til å klage til relevant tilsynsmyndighet for personvern.

I Norge er dette Datatilsynet.

11. Informasjonssikkerhet

Vi har etablert egnede tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, endring, tap, misbruk eller utlevering. Tiltakene kan omfatte tilgangskontroll, autentisering, kryptering, sikkerhetskopiering, opplæring av ansatte, logging og rutiner for håndtering av avvik.

Kun autoriserte personer får tilgang til personopplysninger, og tilgangen begrenses til det som er nødvendig for å utføre arbeidsoppgavene.

12. Kontaktinformasjon

Dersom du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte oss:

Nordlys Læringsakademi AS
Storgata 12, 0155 Oslo, Norge
E-post: [email protected]
Telefon: +47 23 45 78 91

13. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen ved behov, for eksempel ved endringer i lovgivning, våre tjenester eller vår behandling av personopplysninger. Den til enhver tid gjeldende versjonen vil være tilgjengelig hos oss.

Ved vesentlige endringer vil vi informere om dette på en hensiktsmessig måte.